Koronavirus on muuttanut työelämän totuttuja toimintatapoja kevään aikana. Aiemmin keväällä ihmisiä kehotettiin siirtymään konttoreista ja julkisista tiloista kotitoimistoihin työskentelemään. Nyt koronaviruksesta aiheutuneita rajoituksia aletaan pikkuhiljaa purkaa kesää vasten. Tämä vaatii yrityksiltä selkeitä toimintasuunnitelmia siitä, kuinka paluu toimistolle suoritetaan hallitusti, vastuullisesti ja koronaviruksen riskit huomioiden.
Kuinka L&T ja Telia valmistautuvat uuteen toimistoarkeen? Lataa webinaaritallenne ja ota vinkit talteen, kuinka paluu toimistolle tehdään turvallisesti.
Osa yrityksistä aloittaa hallitun toimistolle paluun jo kesän aikana, ja osassa etätyösuositusta jatketaan vielä heinäkuun loppuun saakka. Lassila & Tikanoja on päivittänyt koronavirukseen liittyviä henkilöstön ohjeistuksiaan toukokuun aikana siten, että toimistolle on mahdollista palata jo kesäkuun alusta lähtien. Kaikissa toiminnoissa seurataan kuitenkin tarkasti viranomaisohjeistuksia sekä hallituksen suosituksia ja toimintaa mukautetaan tarvittaessa.
”Päämäärämme on, että kenenkään toimistolla olevan ei tarvitse pelätä oman terveytensä puolesta. Pyrimme suunnittelemaan toimisto- ja etätyöskentelyn tiimikohtaisesti: mikäli työtehtävät eivät edellytä toimistolla olemista, etätyö on edelleen relevantti ja suositeltava vaihtoehto. Toimistolla pyrimme pitämään avokonttorissa omat paikat sekä käyttämään omia työvälineitä, kuten näppäimistöjä ja hiirtä. Ylimääräistä liikkumista kerrosten ja tilojen välillä vältetään. Asiakkaita emme tapaa omissa tiloissamme, ja ulkomaille suuntautuvat välttämättömät työmatkat katsomme tapauskohtaisesti. Myös fyysiset työpajat, kokoukset ja koulutukset ovat kiellettyjä, elleivät ne ole ammattipätevyyden ylläpitämisen kannalta kriittisiä”, L&T:n kiinteistöpalvelujen myyntijohtaja Minna Tuorila kertoo.
Telian uudet toimitilat turvallisesti käyttöön kesäkuussa
Myös L&T:n yhteistyökumppani Telia on uuden äärellä: yrityksen uusi pääkonttori valmistui Pasilan Triplaan keväällä 2020. Tilojen käyttöönotto vaatii erityistä suunnitelmallisuutta, sillä sitä tulevat tulevaisuudessa käyttämään noin 2 200 Telian toimihenkilöä. Kesän ajaksi toimistolle otetaan kuitenkin enintään 500 henkeä. Toimistolle palaamisen halukkuutta on kartoitettu muun muassa sisäisellä kyselyllä, jotta työskentelyä pystytään tarvittaessa porrastamaan.
”Esimiehillä on iso vastuu oman tiiminsä työskentelystä. Siksi pyrimme keskitetysti tarjoamaan mahdollisimman selkeät ohjeet siitä, miten suunnitelmat toimistolle paluusta kannattaa tehdä oman tiimin sisällä. Onko tiimissä esimerkiksi kriittisiä resursseja, joiden ei kannata työskennellä toimistolla samanaikaisesti, kuuluuko tiimiin riskiryhmäläisiä tai onko jollekin tiimiläiselle kotona työskenteleminen erityisen haastavaa esimerkiksi perhetilanteen vuoksi?” Telian kiinteistöpäällikkö Risto Huostila avaa toimistolle palaamisen periaatteita.
Toimistolle palaavien on noudatettava tiukasti yhteisiä ohjeistuksia: vierekkäisillä työpisteillä ei ole suotavaa istua ja muutenkin turvaväleistä on pidettävä huolta. Tässä toimii apuna toimiston teknologia, jonka avulla tilojen käyttäjät pystyvät seuraamaan työpisteiden käyttöastetta ja valikoimaan paikkansa sen mukaisesti.
”Toimistokäyttäytymisen lisäksi pyydämme henkilökuntaamme harkitsemaan esimerkiksi julkisten liikennevälineiden käyttöä töihin tullessaan. Tämä ja muut toimiston turvalliseen käyttöön ja sen tarjoamien toiminnallisuuksien hyödyntämiseen on koottu niin sanottuun Playbook-ohjekirjaan, jonka jokainen toimistolla työskentelevä saa luettavakseen", Huostila kertoo.
Telian uuden pääkonttorin ovet avautuvat kesäkuun 1. päivä, jolloin ensimmäisen 500 käyttäjän kulkutunnisteet aktivoidaan.
”Odotamme jo kovasti, että pääsemme ottamaan uudet tilat käyttöömme. Uusi teknologia, hyvät ohjeistukset ja oikeat yhteystyökumppanit varmistavat sen, että käyttöönotto sekä toimiston tuleva arki sujuvat koronaviruksesta huolimatta turvallisesti”, Risto Huostila pohtii.
Tehostetulla ylläpitosiivouksella turvaa toimistotyöhön
Toimistotyön turvallisuutta voidaan edesauttaa ohjeistuksilla, mutta myös siivouksella ja puhtaudella on merkittävä rooli tilojen turvallisen käytön kannalta. L&T tarjoaa kahta erilaista siivousmallia koronaviruksen aikana: tehostetulla ylläpitosiivouksella ennaltaehkäistään mahdollista infektioriskiä, kun taas epidemiasiivouksen iskuryhmät voi tilata paikalle, kun tiloissa epäillään koronatartuntaa.
”Tehostetussa ylläpitosiivouksessa siivoustaajuutta tihennetään ja kriittiset kosketuspinnat, kuten ovenkahvat, hissipainikkeet, kaiteet, käsijohtimet ja kahviautomaattien kosketusnäytöt desinfioidaan siivouksen yhteydessä. Palvelumme sisältää myös tarvittavien käsihygienia- ja yskimistekniikkaohjeistusten toimittamisen asiakkaan tiloihin, tarpeenmukaisen käsipyyhe- ja saippua-annostelijoiden täyttämisen sekä erikseen sovittaessa myös käsidesinfiointiaineannostelijoiden täyttämisen”, L&T:n siivous- ja tukipalvelujen liiketoimintajohtaja Antti Niitynpää kertoo.
Jokaisessa organisaatiossa kannattaa kuitenkin varautua myös tilanteisiin, joissa koronavirusepäily löytyy omista tiloista. L&:llä on tarjolla selkeät ohjeet näiden tilanteiden varalle. Mikäli tilat on saatava nopeasti takaisin käyttöön, kannattaa paikalle tilata 24/7-valmiudella toimiva epidemiasiivouksen iskuryhmä.
” Epidemiasiivouksen etuna on se, että jälkeen tilat ovat heti käytössä. Palvelun voi tilata ympäri vuorokauden toimivasta numerosta, ja vasteaika tilaukselle on tällä hetkellä vuorokauden luokkaa”, Antti Niitynpää sanoo.
Desinfioinnin tilaus kiireellisissä tapauksissa
Kiireellisen tilauksen voi tehdä silloin, kun tilaa on hankala eristää ja se tarvitaan käyttöön nopeasti. Tällöin desinfioinnin hoitaa koulutettu epidemiaiskuryhmä, jolla on valmius toimia nopeallakin aikataululla.
Tilaa siivouksen iskuryhmä paikalle päivystynumerosta (24/7):
010 636 2130
puhelun hinta
Lue 8 askeleen toimintaohjeet tartuntaepäilyn varalle
10 vinkkiä: näin varaudut koronavirukseen omassa organisaatiossasi