Hätiköiden kasaan kerätty ja teollisuuden palvelutoimittajalle paniikkiaikataululla lähetetty tarjouspyyntö on oiva tapa sahata itseään nilkkaan. Mitä teollisuuslaitoksen palveluiden kilpailutuksessa olisi oikeasti otettava huomioon, kun tavoitteena on paras mahdollinen omaa ydinliiketoimintaa tukeva lopputulos parhaaseen mahdolliseen hintaan?
Matti Manageri lähestyy teollisuuden palvelutoimittajia tarjouspyynnöllä. Tarjouspyyntöön on listattu lavea lista vaatimuksia ja palvelun tuottamisessa tarvittavaa erikoiskalustoa, ja aikatauluna mainitaan "niin nopeasti kuin mahdollista". Tarjouspyyntö tipahtaa palveluntoimittajan sähköpostiin keskellä kiireisintä lomakautta, jolloin aika ei riitä lounastaukoon sen enempää kuin sähköpostien läpikäymiseen.
Mitä luulet, millaisen vastauksen Matti Manageri tarjouspyyntöönsä saa?
Teollisuuspalvelujen kilpailutus on taitolaji
Yllä kuvattu saattaa vaikuttaa liioittelulta, mutta valitettavasti se ei sitä ole. Teollisuuden tukipalveluja ostava asiakas on Suomessa onnellisessa tilanteessa: hyviä, luotettavia ja vastuullisia palveluntarjoajia on paljon, joten valinnan saa tehdä erinomaisten toimijoiden joukosta.
Palveluntoimittajien määrästä ja laadusta huolimatta kylmä tosiasia on, että mitä heikommilla pohjatiedoilla ja kiireellisemmällä aikataululla palveluntarjoajan on esityksensä ja tarjouksensa annettava, sen suuremman riskin se joutuu ottamaan – ja se näkyy myös palvelun hinnassa. Kiireessä ei myöskään jää aikaa riittävään vuoropuheluun, jonka merkitykseen palaamme artikkelissa hieman myöhemmin.
Tehokas ja oikea-aikainen teollisuuspalvelujen kilpailutus on taitolaji, jonka suunnittelussa korostuu kaksi ydinkysymystä:
Ovatko ostajan asettamat tavoitteet toiminnan laadulle ja kustannustehokkuudelle kristallinkirkkaat? Huolellinen hankintaprosessi on ennen kaikkea riskien minimointia. Huonolla valmistelulla tai huonon kumppanin valitsemalla Matti Manageri riskeeraa oman tehtaan tuotannon tai mikä pahinta, jopa keskeyttää sen.
Kuten jo edellä totesin, Suomessa asiakkaat ovat hyvässä asemassa, sillä he voivat valita monesta hyvästä vaihtoehdosta parhaan. Mutta mitä paremmuus tässä tapauksessa tarkoittaa? Sitä, kuka toimijoista tekee laadukkainta jälkeä kustannustehokkaimmin.
Toimija voi olla listahinnaltaan edullisin mutta toimintamalliltaan niin heikko, että palvelun kokonaiskustannukset kohoavat pilviin eikä laatutaso vastaa odotettua. Tässä piileekin toinen suuri riski, joka Matti Manageri on hankintaprosessissaan taklattava: miten varmistat, että saat yrityksellesi kaipaamasi palvelut kustannustehokkaimmalla tavalla?
5 askelta tehokkaaseen ja oikea-aikaiseen kilpailutukseen
Ostaja, joka taitaa tehokkaan ja oikea-aikaisen kilpailutuksen salat, löytää varmimmin parhaan mahdollisen kumppanin ja luo samalla itselleen merkittävän kilpailuedun.
Älä ole esimerkin Matti Manageri ja tuhlaa hankintaprosessin resursseja huonon lopputuloksen ostamiseen vaan selviä kilpailutuksesta voittajana ottamalla haltuun seuraavat viisi askelta: valmistelu, vuoropuhelu, tarjouspyyntö, päätöksenteko ja jalkautus.
1 - Hyvin valmisteltu on puoliksi tehty myös kilpailutuksessa
Huolellisen valmistelun merkitystä ei pidä vähätellä – sillä mahdollistat huikeat onnistumiset tai torppaat uusien ideoiden syntymisen. Kiireessä syntyneet, harkitsemattomat päätökset johtavat pahimmassa tapauksessa siihen, ettei vuoropuheluvaiheessa ole jäljellä ketään, kenen kanssa keskustella. Tee kaikille hankintaprosessiin osallistuville ihmisille selväksi mitä, miksi ja milloin kilpailutetaan, keiden toimijoiden kanssa asiasta keskustellaan, mikä on tehtaan nykytila ja millaista tilaa palvelun hankinnalla tavoitellaan.
Toimittajia kilpailuttava yritys on jo tehnyt päätöksen käyttää rahaa ja aikaa projektiinsa. Oli projekti millainen tahansa, se on selvästi investoinnin arvoinen, sillä muuten kilpailutukselle ei olisi tarvetta, eikö totta? Varmista siis, että projektiin allokoitu raha myös tuottaa: määritä itsellesi, mitä tehtaalla vallitsevassa yhtälössä halutaan muuttaa ja millä kriteereillä muutosta arvioidaan.
Selkeät tavoitteet ja järkevä aikataulu antavat sinulle mahdollisuuden saada palveluntoimittajilta parhaan mahdollisen ratkaisun ongelmaasi parhaaseen mahdolliseen hintaan.
Oikea ajankohta antaa avaimet onnistumiseen
Ennen keskustelun avausta kilpailutettavien palveluntoimittajien kanssa kannattaa katse kiinnittää ajankohtaan: onko parhaillaan menossa kiireisin lomakausi tai onko alalla tai koko yhteiskunnassa meneillään jotakin mullistavaa, joka voi vaikuttaa palveluntoimittajan aikatauluihin? Akuutti hälytystehtävä on aina ajoissa ennakoitua kalliimpi. Suunnitelmallisuus mahdollistaa kustannustehokkaan, turvallisen ja vastuullisen toiminnan.
Varmista myös, että oma kotipesä on perattuna – luvassa ei ole isoja huoltorevisioita tai muuta normaaliarjesta poikkeavaa, mikä pitää oman väen varattuna kesken tärkeiden neuvottelujen. Huolehdi siis, että omat avainpelaajasi ovat saatavilla, kun heitä tarvitaan.
Huolelliseen valmisteluun ja tarkoin harkittuun aikataulutukseen kuuluu seuraavan vaiheen eli vuoropuhelun varovainen avaus jo valmisteluvaiheessa. Ole ajoissa yhteydessä kilpailutettaviin toimijoihin ja kerro, mitä olette suunnittelemassa ja millaisella aikataululla. Ole avoin alusta alkaen ja hyödynnä palveluntoimittajan ammattiosaaminen. Hyvä palveluntuottaja haluaa osallistua aktiivisesti projektiin jo valmisteluvaiheessa, sillä tämä säästää turhia tarkennuskierroksia itse kilpailutuksessa.
2 - Avoin vuoropuhelu tuo ratkaisun ongelmaan, jonka olemassaolosta et vielä tiedä
Kuten missä tahansa vuoropuhelussa, on vastapuolta kuunneltava korvat höröllä: palveluntoimittaja katselee hankkijan tarpeita eri aspektista ja voi tarjota ideoita ja toimintaehdotuksia, joita ostajan päässä ei huolellisesta valmistelusta huolimatta ymmärretty ottaa huomioon.
Anna palveluntoimittajalle aikaa reagoida. Palvelun mahdollistaminen vaatii usein investointeja myös toimittajalta. Jos päätös on tehtävä nopeasti, ei toimittajalla ole aikaa löytää parasta ja varminta mahdollista ratkaisua. Se puolestaan tarkoittaa, että toimittajan on hinnoiteltava sopimukseen myös ottamansa riskit tai jopa kokonaan vetäydyttävä projektista.
Hedelmällisessä vuoropuhelussa korostuu kolme asiaa ylitse muiden:
- Varmista, että omassa organisaatiossa on riittävästi sitoutuneita asiantuntijoita käytettävissä vuoropuheluun. Pahimmassa tapauksessa neuvottelupallo heitetään ostajan päässä summamutikassa henkilölle, joka ei ole tietoinen projektin tavoitteista tai kiinnostunut lopputuloksen laadusta.
- Laajenna katsontakantaasi. Älä jää jumiin yhteen tarvitsemaasi palveluun vaan haasta palveluntoimittaja kehittämään kokonaisuutta. Mieti, olisiko tehtaalla muita mahdollisia yksittäisiä töitä tai työkokonaisuuksia, joista palveluntoimittaja voisi ottaa kopin osana samaa yhtälöä. Yhteistyömahdollisuuksia syventämällä kasvatat mielenkiintoa myös palveluntoimittajan päässä, ja samalla varmistat organisaatiollesi kustannustehokkaimman toimintatavan. Älä siis mieti, paljonko olet valmis maksamaan yksittäisestä työtehtävästä vaan siitä, että tehdasalue on siisti, toimiva ja tehokas. Euro ei aina ole euro, kuten olemme jo aikaisemmin blogissamme todenneet.
- Kerro kaikki ja vielä vähän enemmän. Kukaan, ei edes maailman paras palveluntoimittaja, ei tunne tehtaan toimintaa paremmin kuin tehtaan oma henkilöstö. Jos tavoitteena on saada parasta mahdollista laatua parhaaseen mahdolliseen hintaan ja jätät asioita kertomatta, lopputulos on harvoin kaunista katseltavaa. Kun keskustelet avoimesti sekä mahdollisimman laajasti ja totuudenmukaisesti, palveluntoimittajan ei tarvitse hypätä tuntemattomaan vaan kykenee kokonaiskuvan avulla antamaan parhaan ja tehokkaimman mahdollisen ehdotuksen.
3 - Tarjouspyyntövaihe erottaa jyvät akanoista
Kun vuoropuhelut potentiaalisten yhteistyökumppanien kanssa on käyty, on kolmannen vaiheen eli tarjouspyynnön aika. Resursseja on turha tuhlata toimijoihin, joilta ei vuoropuhelun aikana liiemmin vastakaikua kuulu, vaan tarjous kannattaa pyytää vain niiltä, joiden kanssa on käyty hedelmällisimmät keskustelut ja joiden kanssa keskustelu jatkuu edelleen.
Anna jälleen toimittajalle aikaa reagoida äläkä sulje hyviä toimijoita pois turhan kiireen vuoksi. Jos tarjouspyynnön ehtona on saada kolmen viikon kuluttua 20 kuorma-autoa kuljettajineen tehdasalueelle valmiina tositoimiin, voit saada riskittömän tarjouksen vain niiltä, joilla juuri sillä hetkellä on 20 ylimääräistä kuorma-autoa ja kuljettajaa pyörittelemässä peukaloitaan. Mitä luulet, kuinka monella laadukkaalla ja tehokkaalla palveluntoimittajalla tilanne on tämä?
4 - Älä perusta päätöksentekoa pelkkiin numeroihin
Ostajalla, joka on noudattanut yllä kuvattua kaavaa, on tarjoukset saatuaan hyvin todennäköisesti vahva mielikuva toimittajasta, jolta hän palvelun haluaa ostaa. Hyvin harvoin eri toimittajilta saadut tarjoukset ovat täysin yhteismitallisia keskenään. Painoarvo kannattaa laskea toimijalle, jonka kanssa vuoropuhelu on sujunut parhaiten ja joka näyttää hyvältä myös paperilla: tarjouksen luvut täsmäävät, valmisteluvaiheessa määritellyt tavoitteet täyttyvät ja mutu-tuntumakin peukuttaa valinnan puolesta.
Luottamus on pitkäjänteisen kumppanuuden perusta. Älä siis tuijota pelkkiä numeroita, vaan kuuntele vuoropuhelun jälkeensä jättämää tunnetta. Voitko luottaa siihen, että kumppani tekee asiat kuten on sovittu? Ovatko vuoropuhelussa esiin nousseet keskustelunaiheet linjassa sen kanssa, miltä yritys ja siellä työskentelevät ihmiset vaikuttavat ja miten he toimivat? Loppujen lopuksi kyse on siitä, että toimittajalla on kyky viedä esitetyt lupaukset käytäntöön.
5 - Jalkautusvaihe määrittää lopputuloksen
Tehdaspalvelujen kilpailutus on pitkä prosessi. Valmisteluvaiheesta voi kulua kuukausia tai jopa vuosi ennen kuin nimet ovat paperissa ja sopimuksen yksityiskohdat selvät. Osapuolet ovat helpottuneita mutta väsyneitä.
Prosessi ei kuitenkaan ole ohi, vaan virtaa on riitettävä sopimuksen kriittisimpään vaiheeseen: sen haltuunottoon eli jalkautukseen. Kuukausien neuvottelut voidaan helposti romahduttaa heittämällä pallo vastakkaiselle osapuolelle ilman, että kukaan ottaa vastuuta käytännöstä eikä jalkautuksen yksityiskohdista sovita. Hyvä tapa onkin vaatia toimittajalta riittävän konkreettista jalkautussuunnitelmaa vastuutahoineen jo neuvotteluvaiheessa.
Sopimuksen jalkautus on syytä ottaa ja resursoida omana projektinaan. Lue blogistamme jalkautuksen parhaat käytännöt.
Tehdään yhdessä!
Ostaminen ja myyminen ovat perinteisesti olleet vastakkainasettelua, vaikka näin ei tarvitsisi olla. Toki neuvottelupöydän äärellä istuu aina taho, jolla on käytössään rahat ja toisella puolella on toimijoita, jotka haluavat rahoista oman osuutensa. Kuitenkin loppujen lopuksi palvelun tuottaja ja tilaaja ovat samassa veneessä: pitämässä tehtaan pyörät pyörimässä kaikissa tilanteissa ja luomassa tulevaisuuden menestystarinaa.
Tehokkaalla ja oikea-aikaisella kilpailutuksella varmistat, että rahat menevät oikeaan osoitteeseen. Jos luottamusta ei ole vaan sopimus perustuu huonolle suunnittelulle ja ahneudelle, on pitkän hankintaprosessin lopputuloksena usein riitoja ja suuttuneita ihmisiä.
Ilman avointa vuoropuhelua on turha odottaa muutosta – paras lopputulema syntyy miettimällä yhdessä, mitä tehdasalueella kannattaa tehdä ja miten, jotta arki rullaa sujuvasti, maltillisin kustannuksin ja tehtaan toimintaa pitkäjänteisesti kehittämällä.
Olisiko seuraavaksi aika laittaa sopimus kuntoon?
