Siivouksen laadun mittaaminen ei ole yhtään sen hankalampaa kuin suoritteiden kirjaaminen ylös. Visuaalinen arviointi perustuu yhdessä sovittuun lopputulokseen.
Aiemmin siivousta mitattiin suoritteiden määrällä. Lopputuloksen sijaan keskityttiin siihen, kuinka monta kertaa viikossa siivooja on saapunut paikalle. Onnistumisen mittarina oli käyntikertojen määrä – ei laadukas lopputulos.
Kun siirryttiin tarpeenmukaiseen siivoukseen, tarvittiin uudenlaisia mittareita, jotka varmistavat laatuvaatimusten toteutumisen. Esimerkiksi meillä L&T:llä siivouksen laatua arvioidaan 1-4 asteikolla. Asteikko perustuu visuaalisiin havaintoihin – kuten onko toimitiloissa näkyviä tahroja tai irtolikaa siivouksen jälkeen – sekä palvelusopimuksessa määriteltyyn lopputulokseen.
Tavoiteltu lopputulos määritellään yhdessä asiakkaan kanssa
Tarpeenmukaisessa siivouksessa asiakkaan kanssa määritellään yhdessä, miltä tilojen tulee näyttää siivouksen jälkeen, jonka jälkeen sovitut asiat kirjataan palvelusopimukseen. Siivouksen laadun arviointi perustuu tähän määritelmään.
Palvelusopimuksen lisäksi arvioinnin tueksi tarvitaan siivoussuunnitelma, johon on merkitty viikkosiivouspäivät ja jaksottaiset työt. Jaksottaiset työt ovat töitä, joita tehdään harvemmin kuin kerran kuukaudessa. Niitä voivat esimerkiksi olla ilmanvaihtokanavien suojusten, loisteputkien päällysten tai mikroaaltouunien puhdistaminen. Ne on hyvä huomioida siivoussuunnitelmassa, mutta niiden tilaaminen onnistuu myös joustavasti tarpeen mukaan.
Kun palvelusopimukseen kirjattu lopputulos ja siivoussuunnitelma ovat selvillä, asiakkaan tilaan voidaan mennä tekemään teknistä laadunseurantaa.
Tekninen laadunseuranta perustuu visuaaliseen arvioon
Siivouksen laatua arvioidaan teknisen laadunseurannan yhteydessä. Meillä on käytössä numeroarviointi asteikolla 1-4, jonka avulla pisteytämme tilan yleisilmeen:
- Kiitettävä (4): Siivouksen jälkeen pinnoilla ei ole havaittavissa tahroja, irtoroskia tai pinttynyttä likaa. Siivous on tehty palvelukuvauksen mukaisesti.
- Hyvä (3): Siivouksen jälkeen pinnoilla voi olla havaittavissa jonkin verran tahroja tai irtoroskia, mutta ei pinttynyttä likaa. Yleisilme on siisti ja tehty palvelukuvauksen mukaisesti.
- Tyydyttävä (2): Siivouksen jälkeen pinnoilla on havaittavissa tahroja ja irtoroskia, ja työ on tehty vaillinaisesti.
- Huono (1): Siivous on jäänyt tekemättä tai tehty vaillinaisesti pidemmän aikaa ja haittaa tiloissa toimimista.
Laadunseurannassa keskitytään asiakkaan kanssa sovittuihin tiloihin. Jos esimerkiksi varastotiloissa käy harvoin ihmisiä, pölyjen pyyhkiminen päivittäin tuskin on tarpeen. Sen sijaan edustaviin aula ja asiakastiloihin voidaan panostaa entistä enemmän. Myös wc-tilat, taukotilat ja pukuhuoneet ovat yleensä sellaisia, joiden siisteyttä halutaan erityisesti pitää yllä.
Teknisen seurannan lisäksi on äärimmäisen tärkeää, että tehdään niin sanottua omavalvontaa. Tällä tarkoitetaan sitä, että siivooja itse tarkastaa ja arvioi tekemänsä työn laadun, sekä seuraa puhdistettavien tilojen yleistä järjestystä.
Omavalvontaan kuuluu tilojen havainnointi. Jos esimerkiksi lavuaareissa alkaa näkyä pinttynyttä likaa tai kellareiden pukutilojen viemärit haisevat jatkuvasti, siivoojaa voi tiedottaa tästä esimiehelleen, joka ehdottaa lisäsiivousta asiakkaalle.
Mittaamisesta konkreettisiin toimiin
Mittaaminen, raportointi ja omavalvonta ovat olennainen osa tarpeenmukaista siivousta. Niistä millään ei kuitenkaan ole merkitystä, ellei havaintojen ja tulosten pohjalta ryhdytä myös toimenpiteisiin.
Parhaimmillaan laadukas siivous onkin jatkuvaa dialogia asiakkaan ja palveluntarjoajan välillä. Dialogia, joka johtaa koko toiminnan kehittämiseen.
Rakennetaan yhdessä parhaat olosuhteet tuottavaan toimintaan!
Muokattu 3.7.2019
