Siivouksen ja kiinteistöhuollon julkiseen hankintaan ja kilpailutukseen valmistautumiseen kannattaa panostaa, sillä ennakkotyö määrittää pitkälle sen, kuinka onnistunut lopputuloksesta tulee. Huolellisesti laadittu tarjouspyyntö varmistaa, että kiinteistön käyttäjät saavat hankinnan kautta parhaan mahdollisen palvelun.
Julkiset hankinnat ovat merkittävän kokoinen asia Suomen mittakaavassa; julkisia hankintoja tehdään maassamme vuosittain 35 miljardin euron edestä.
Normaalista kaupankäynnistä julkisissa hankinnoissa erotaan siinä, että tilaajana ja ostajana on aina julkinen taho eli esimerkiksi valtio, kunta tai kuntayhtymä. Julkisia hankintoja säätelee myös hankintalaki, josta löytyy paitsi toiminnallisia säädöksiä, myös euromääriin sidottuja rajoituksia. Esimerkiksi palveluiden kohdalla 60 000 euroa ylittävä hankinta on tehtävä julkisena hankintana, samoin rakennuspuolella 150 000 euroa on raja, jonka jälkeen kyseessä on julkinen hankinta.
Hankintalaki tulee siis ottaa huomioon aina, kun julkinen taho tekee hankintaa ja ostaa esimerkiksi siivouksen ja kiinteistöhuollon palveluhankintoja.
Päämääränä luotettavan ja kyvykkään kumppanin hankkiminen
Isoille, paljon hankintoja tekeville toimijoille kilpailutusten ja julkisten hankintojen suorittaminen on arkipäivää ja monesti organisaation hankintaosaston käsissä. Toisille tahoille taas julkisten kilpailutusten järjestäminen saattaa olla määräajoin tapahtuva haaste, johon ei välttämättä löydy monen vuoden ja useiden hankintojen varrella kerättyä varmuutta. Miten siis välttää pahimmat sudenkuopat?
Yksi ratkaisu on tehdä hankinta kolmannen osapuolen tukemana ja avustuksella. Esimerkiksi valtion ja kuntien omistama Hansel tarjoaa hankintojen asiantuntijapalveluita ja sen asiakkaat voivat hyödyntää yhteishankintoja, joko puitejärjestelyin tai dynaamisen hankintajärjestelmän kautta.
Tärkeimpänä päämääränä siivouksen tai kiinteistöhuollon julkisessa hankinnassa tulisi olla pitkäjänteisen ja laadukkaan toimijan löytyminen sopimuskauden ajaksi. Tärkeää on myös, että tarjouspyyntökierroksen tuloksena löytyisi sellainen kumppani, joka pystyy hoitamaan vaaditut toimenpiteet sovitusti koko sopimuskauden ajan, ilman jatkuvaa valvontaa.
Toki laadunseuranta on tärkeässä roolissa hankinnan jälkeenkin. Kannattaakin pohtia jo etukäteen, miten laadunvalvonta järjestetään, ja miten yhteistyötä voitaisiin valikoidun toimijan kanssa kehittää kohti entistä laadukkaampaa lopputulosta myös sopimuskauden aikana.
Sitouta oma organisaatio ja asiakkaat hankintaan
Hankintaan valmistautumiseen kuuluu myös oman organisaation sitouttaminen, ja tämä voi tapahtua tiedottamalla jo etukäteen esimerkiksi siivouksen hankintasuunnitelmista. Ottamalla organisaatio mukaan prosessiin ja esimerkiksi valintakriteerien muotoilemiseen varmistetaan kaikkia tyydyttävä lopputulos.
Myös ennen tarjouspyynnön tekoa pidettävät asiakastyöryhmät ovat kätevä tapa saada selville, mitä loppukäyttäjät kilpailutettavalta palvelulta ja valitulta palveluntarjoajalta toivovat. Näissä voidaan tehdä tarpeiden kartoitusta ja katsoa esimerkiksi, miltä nykyiset sopimukset näyttävät ja mitä muutoksia näihin haluttaisiin.
Yksi tapa pysyä käyttäjien tarpeiden hermolla on käydä jatkuvasti, myös sopimuskaudella, vuoropuhelua käyttäjien tarpeista ja vaatimuksista. Tätä voidaan tehdä päivittäisessä kommunikaatiossa, mutta myös määräajoin tehdyt asiakaskyselyt auttavat selvittämään, ovatko loppukäyttäjät tyytyväisiä nykyiseen palveluun, ja mitä muutoksia he siihen toivoisivat ja mitä he haluaisivat kehittää.
Markkinavuoropuhelulla tietoa toimittajilta
Markkinavuoropuheluiden käyminen mahdollisten palvelun tarjoajien kanssa on tehokas tapa saada tietoa siitä, minkälaisia palvelumalleja on ylipäänsä markkinoilla tarjolla ja mihin hintaan.
Markkinavuoropuhelua voidaan käydä jo ennen kuin tarjousta laaditaan, mutta mikäli tarjousasiakirjat ovat jo olemassa, tässä kohtaa myös palveluntarjoajilla on mahdollisuus kommentoida niitä ja esittää jopa muutostoiveita. Tämän pohjalta tilaajalla on mahdollisuus kehittää tarjouspyyntöasiakirjoja, jotta ne vastaisivat paremmin sitä, mitä markkinoilla on tarjolla.
Laadi tarjousasiakirjat huolellisesti
Tarjouspyynnön laatiminen kannattaa tehdä huolellisesti sen sijaan, että käyttää edellisen sopimuskauden hankintailmoitusta sellaisenaan, sillä esimerkiksi teknologinen kehitys tai vaikkapa uudet siivousvälineet ja -aineet ovat saattaneet muuttaa kentällä tapahtuvia asioita.
Onnistuminen lähtee siitä, että tarjouspyyntö on huolellisesti laadittu, ja valintakriteeristö on yhteensopiva sen kanssa, millä ehdoilla hankinta tullaan tekemään.
Samoin kannattaa käydä läpi edellisen kauden kipukohdat ja katsoa, voiko huolellisella valmistautumisella välttää nämä seuraavalla kaudella. Tarjouspyynnön hiominen saattaakin usein olla kuukausia kestävä työ, jotta kaikki näkökohdat saadaan mukaan ja tarjouspyynnnön asiakirjakokonaisuus valmiiksi.
Kriteereillä laatu esiin
Tarjousasiakirjat sisältävät myös valintakriteeristön, joka tulisi asettaa niin, että kaikki tärkeät painotettavat asiat, kuten vastuullisuus ovat mukana. Valintakriteerien asettaminen saattaa olla hyvin haasteellista, sillä kriteerien tulisi olla objektiivisia, eli ne eivät saisi asettaa tarjoajia eriarvoiseen asemaan.
Eri kriteerien täyttämisestä annetaan pisteytyksiä. Pisteytyksen tuomiin painotuksiin kannattaa kiinnittää huomioita, sillä sen avulla voidaan korostaa joitakin asioita ja toisaalta lieventää toisten näkökohtien merkitystä. Pisteytyksellä voidaan siis painottaa hintaa tai mukaan voidaan ottaa myös laatukriteereitä.
On myös hyvä huomata, että kaikki asiat eivät välttämättä näy valintakriteereissä. Esimerkiksi vastuullisuuteen liittyy taloudellinen-, sosiaalinen- ja ympäristönäkökulma, jotka voidaan voidaan laittaa suoraan myös sopimusehtoihin. Tällöin näitä arvioidaan koko sopimuskauden ajan, ei vain valintahetkellä.
Halvin hinta usein valinnan peruste - mutta ei aina
Vaikka kriteeristö ohjaa palveluntuottajan valintaa, lähtökohtaisesti kuitenkin monissa kilpailutuksissa valintaperuste on hinta. Hankintalain mukaan tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto – monesti se tarkoittaa halvinta hintaa, mutta myös mediaanihintaa käytetään valintaperusteena.
Mediaanihinta tarkoittaa käytännössä sitä, että keskimmäinen hinta ratkaisee, halvimmat ja kalleimmat tippuvat pois. Tällä ratkaisulla pyritään välttämään se, että palveluntuottaja painaa hinnan niin alas, ettei pysty lopulta sopimuskaudella vastaamaan laatuun ja vastuullisuuteen liittyvistä sopimusehdoista.
Haasteena mallissa saattaa olla se, että erityisesti tilanteessa, jossa palveluntarjoaja on kehittänyt palvelun tuottamisen hintaa voimakkaasti alas painavan teknologian tai metodin, hänen täytyy lopulta arvata summittainen mediaanihinta, koska halvinta ei valita.
Lue myös:
Miten onnistua siivouksen ja kiinteistöhuollon julkisissa hankinnoissa – usein kysytyt kysymykset
