08.08.2017 |

Parhaat käytänteet ohjaavat yhteistyön oikealle kaistalle

Teollisuuden tukipalveluissa parhaiden käytänteiden tavoitteena ei ole pitää turhia palavereja tai kirjoittaa raportteja pelkän kirjoittamisen ilosta. Sen sijaan ne ohjaavat palveluntarjoajaa ja ostajaa sujuvampaan vuorovaikutukseen.

Yhdessä sovitut toimintamallit varmistavat, että asiat etenevät ennalta suunnitellusti. Näin vältytään monilta kalliilta yllätyksiltä. Kaikkea ei tietystikään voi ennustaa, mutta poikkeustilanteisiinkin on tärkeää sopia pelisäännöt etukäteen. Tällöin voidaan keskittyä ongelmien sijasta mahdollisuuksiin, sekä tulevien päämäärien määrittämiseen.

Parhailla käytänteillä mahdollistetaan yhteistyön kehittyminen, joka puolestaan mahdollistaa menestymisen. Ideaalitilanteessa yhteisillä toimintamalleilla rakennetaan maailmaa, jossa palvelun tuottaja ja palvelun ostaja voivat avoimesti keskustella siitä, mihin suuntaan molemmat yritykset ovat tulevaisuudessa menossa lyhyellä ja pitkällä tähtäimellä.

Käytänteet räätälöidään tarpeen mukaan

Yhteistyön sujuvuus varmistetaan strukturoiduilla palaverikäytännöillä ja arjen toimintatavoilla, jotka räätälöidään tilanteen mukaan: jos kohteessa on yksi palvelutuottajan henkilö, palaveri kerran kuussa tuskin on tarpeen. Sen sijaan suuremmissa kohteissa kuukausi- tai jopa viikkopalaverit ovat hyvinkin perusteltuja.

Säännöllisten tapaamisten avulla varmistetaan, että asiat etenevät sovitusti. Ja jos palaverin aikana käy ilmi, että ennalta määritellyistä tavoitteista ollaan jäljessä, voidaan korjaaviin toimenpiteisiin ryhtyä välittömästi.

Mitä nopeammin mahdollinen sivuluisu huomataan, sitä helpompi auto on palauttaa oikealle kaistalle – siinä vaiheessa kun pelti on rytyssä, ollaan jo myöhässä.

Jokaisella yhteisellä tapaamisella tulisi olla selkeä agenda ja päämäärä. Kun nämä ovat kaikilla tiedossa, paikalle tullaan paremmin valmistautuneena.

Kolmen kerroksen palaverit

Käytännössä palavereja kannattaa järjestää kolmessa tasossa. Siten varmistetaan, että yhteistyö kattaa kaikki organisaation osa-alueet:

  1. Kuukausi- / viikkopalavereissa keskitytään operatiiviseen toimintaan ja käsitellään arjen asioita. Onko kaikki sujunut ongelmitta? Mitä tulevalta kuukaudelta odotetaan?

  2. Strategisen tason käytäntöjä ohjaa useimmiten kvartaalitalous, ja niitä järjestetään 2-4 kertaa vuodessa. Silloin mukana ovat molemmin puolin päättäjät, jotka ovat vastuussa kohteesta ja sen operatiivisesta toiminnasta. Tällöin keskitytään toiminnan strategiseen kehittämiseen ja suunnitteluun.

  3. Isoa kuvaa katsotaan muutaman kerran vuodessa ylimmän johdon toimesta. Tapaamisissa määritetään yhteistyön suunta sekä tavoitteet pitkällä aikajänteellä, tavallisesti 1-3 vuodeksi eteenpäin.

Muuta toimintatapoja, älä tavoitteita

Parhaita käytänteitä noudattamalla yhteistyössä ei vatvota menneitä, vaan keskitytään tulevaan. Jos historiasta näkyy, että asiat eivät ole menneet kuten piti, muutetaan toimintatapoja yhteistyössä fiksummiksi.

“Hulluutta on se, että tekee samat asiat uudelleen ja uudelleen ja odottaa eri lopputulosta”, Albert Einsteinin väitetään sanoneen. Silti näin usein tehdään, koska se on helppoa. Toimintatapojen kehittämisen sijaan rukataan tavoitteita uuteen uskoon – ja tehdään samat virheet kuin aina ennenkin.

Ei tarvitse olla Einstein tietääkseen, että fiksumminkin voisi toimia.

Teollisuuden tukipalveluista ja parhaista käytänteistä voit lukea lisää Teollisten tukipalveluiden osto-oppaasta. Lataa ilmainen opas itsellesi alta!

Lataa Teollisten tukipalveluiden osto-opas

Tilaa kirjoitukset sähköpostiisi

Valitse sinua kiinnostavat aiheet.

Kiinnostuitko?

Jätä yhteystietosi niin olemme sinuun yhteydessä.