Laadukas yhteistyösopimus ei synny yksikköhinnaston ja sopimuspaperin avulla. Toimittajan on ymmärrettävä asiakasorganisaation tavoitteet, toiminnan haasteet ja osattava kertoa, miten laadukkaiden palveluiden toteutus varmistetaan.
Jotta palvelun laatu voidaan määritellä sopimuksessa, on sitä varten luotava laatukriteerit. Toisin sanoen on selvitettävä yhdessä se, mitä tehdään ja miten tehdään.
Toimintaohjeet yhteiseen arkeen
Palvelusopimuksessa on tärkeää kirjata riittävät palvelukuvaukset ja toimintaohjeet yhteiseen arkeen. Erityisesti sopimuksessa on syytä määritellä:
- Sovitut työkokonaisuudet mahdollisimman tarkasti
- Töiden ajankohdasta sopiminen
- Käytännöt laadun seuraamiseksi
- Työkalujen sekä kaluston määrä, ikä ja kunto
- Ammattitaito ja henkilöstön koulutus
- Odotettu lopputulos
- Työn aloitukseen ja lopetukseen liittyvät ohjeistukset
- Mahdollisuudet ja resurssit joustaa hätätilanteen sattuessa
Laatukriteerien lisäksi sopimuksessa kannattaa määritellä, mitä kummankin osapuolen on tehtävä, jotta näihin tavoitteisiin päästään. Silloin voidaan helpommin seurata, että molemmat ovat tehneet osansa.
Laadukas yhteistyö pitää tuotannon käynnissä
Laadukkaiden ja oikeanlaisten palveluiden avulla varmistetaan tuotannon käynnissä pysyminen ja sen nopea ylösajo häiriötilanteissa. Toiminta perustuu yhteiseen tahtotilaan, jossa ennakkosuunnittelulla on suuri merkitys lopputulokseen. Käyttämällä riittävästi aikaa suunnitteluun:
- Vältetään yllättävät tilanteet
- Kartoitetaan riskit
- Laaditaan aikataulut
- Rakennetaan yhteiset pelisäännöt (jotka kaikki tietävät)
- Huomioidaan turvallinen tekeminen työsuorituksissa
- Löydetään kehitettäviä asioita
Hyvin suunniteltu työkokonaisuus varmistaa sovitun lopputuloksen.
Panosta vuorovaikutukseen
Vuorovaikutus on avainasemassa, kun arvioidaan yhteistyötä. Liian usein palvelu koostuu ainoastaan puhelintilauksesta, työn suorituksesta ja perässä saapuvasta laskusta, eikä yhteiseen suunnitteluun ole panostettu lainkaan. Tämä siitäkin huolimatta, että avoin keskusteluyhteys ennakoi pitkäaikaista yhteistyötä.
Ole siis valmis antamaan omaa aikaasi riittävästi, mutta edellytä sitä myös toimittajalta. Viestintä yhteistyökumppaneiden välillä sisältää:
- Työn suunnittelun
- Työn aikaisen keskustelun
- Yhteisen loppukeskustelun työn päättyessä
Yleensä merkittävimmät laatupoikkeamat syntyvät työn suorittamisen aikana ja erityisesti silloin, kun työsuoritukseen liittyy jokin muutostilanne. Varmistakaa siis yhdessä, miten valvotte, viestitte ja johdatte työn tekemistä.
Lisää vinkkejä teollisten tukipalveluiden sopimuksen laatimiseen löydät Sopimus kuntoon -oppaasta. Voit ladata sen itsellesi maksutta klikkaamalla alla olevaa kuvaketta.
