Uuden asukaslähtöisen strategian myötä Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö Hoas uudisti myös tapansa ostaa kiinteistöpalveluita. L&T:n kanssa kehitetty Talkkari-palvelu on ollut menestys niin asukkaiden kuin tekijöiden kannalta. Asumisen laatu on noussut, reklamaatiot ovat vähentyneet, ja motivoitunut tiimi kehittää oma-aloitteisesti uusia toimintatapoja.
Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö Hoas perustettiin vuonna 1969, kun joukko Helsingin seudun opiskelijajärjestöjä yhdisti voimansa. Tänä päivänä säätiö hallinnoi lähes 10 000 opiskelija-asuntoa eri puolilla pääkaupunkiseutua. Kesäkuussa 2015 Hoas sai uuden asukaslähtöisen strategian, joka tiivistettiin lupaukseksi: mukavinta ja helpointa opiskeluajan asumista.
Koska käytössä olleet työsuoriteperusteiset kiinteistöhuolto- ja siivoussopimukset eivät mahdollistaneet uuden strategian laatutavoitteiden saavuttamista, piti näiden asumisviihtyvyyteen keskeisesti vaikuttavien palveluiden ostaminen miettiä kokonaan uudestaan.
Hoasin kiinteistöjohtaja Kim Lindholm muistelee, että laatuongelmat näkyivät valituksina ja tekemättöminä töinä.
"Välittäminen ja ammattiylpeys tuntuivat olevan kateissa. Totesimmekin, että samalla rahalla pitäisi olla mahdollista päästä huomattavasti parempaan lopputulokseen. Iloksemme L&T:lla lähdettiin ylintä johtoa myöten hyvin mukaan kehittämään uutta toimintamallia", Lindholm kiittelee.
Terveen maalaisjärjen käyttö sallittu
Uusi toimintamalli kehitettiin tiiviissä yhteistyössä Hoasin ja L&T:n kesken.
"Päädyttiin siihen, että ostetaan palvelua resursseina, ei etukäteen määriteltyinä tehtävinä."
Talkkari-nimen saaneessa palvelukonseptissa lähdettiin siitä, että lopputulos ratkaisee. Huoltomiehillä ei enää ole erillisiä tehtävälistoja tai tehtäväkuvauksia, vaan heidän on itse proaktiivisesti mietittävä miten asiat hoidetaan niin, että lopputuloksena on laadukas ja kodinomainen asumisympäristö.
"Toisin sanoen, on pystyttävä johtamaan itseään. Tähän tarvitaan ihmisiä, jotka haluavat tehdä tämän tyyppistä työtä. Kun työskentelytapa on itselle luontainen, on työ motivoivaa ja lopputuloskin hyvä. Olennaista onnistumisen kannalta onkin ollut, että lähiesimiehet ovat oivaltaneet mitä uusi toimintatapa edellyttää johtamiselta", Kim Lindholm painottaa.
Uutta on myös se, että nimetty tiimi on ainoastaan Hoasin palveluksessa. Jopa tiimin käytössä olevat autotkin on teipattu Hoasin väreihin. Näin myös tekijöiden sitoutuminen työhönsä on parantunut selvästi. He tuntevat nyt palvelevansa nimenomaan Hoasin asukkaita toisin kuin ennen, kun jokaisella oli useita asiakkaita.
"Vanhatkin tekijät ovat nousseet aivan uuteen loistoon", Lindholm hehkuttaa.
Ei enää tiukkaa työnjakoa
Oma-aloitteisuutta ja terveen maalaisjärjen käyttöä korostavassa mallissa myös perinteinen jäykkä työnjako siivoojien ja huoltomiesten välillä on rikottu. Nyt tiimin muodostavat palveluvastaavat ja kiinteistönhoitajat. Palveluvastaavat huolehtivat yhtä lailla nurmikoiden leikkaamisesta kuin saunojen ja porrashuoneiden puhtaudesta ja esimerkiksi lamppujen vaihtamisesta - niin sisä- kuin ulkotiloissa. Kiinteistönhoitajien vastuulla ovat erilaiset pienkorjaustyöt ja osittain myös sähkö- ja putkityöt.
Yhtenä tavoitteena uuden toimintamallin kehitystyössä oli sovittaa L&T:n tulosjohtaminen ja Hoasin laatuajattelu paremmin yhteen. Hinnoittelussa päädyttiin open book -malliin, joka mahdollistaa yhdessä sovitun ja täysin läpinäkyvän ansaintalogiikan.
"Mielestämme tiimissä saa olla palkkahaitaria. On tärkeää, että annetaan mahdollisuus tehdä hyvää työtä, ja on oikein, että hyville tekijöille voi myös maksaa hyvin", kiinteistöjohtaja Lindholm toteaa.
Silminnähden siistimpää
Yleinen asumistason nousu Suomessa heijastuu myös opiskelijoiden asumiselleen asettamiin vaatimuksiin. Lisäksi vuoden 2017 syksyllä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelta tuleville opiskelijoille tulevat lukukausimaksut tulevat kasvattamaan eurooppalaisten opiskelijoiden osuutta Suomeen tulevista ulkomaalaisista opiskelijoista, mikä sekin osaltaan nostanee vaatimustasoa.
"Asumisen laatua kehittämällä turvaamme asuntojemme korkeaa käyttöastetta ja olemme myös osaltamme vaikuttamassa siihen, mitä vastinetta lukukausimaksulla saa" , Lindholm muistuttaa.
Hoasilla ollaan Kim Lindholmin mukaan erittäin tyytyväisiä siihen, miten Talkkari-palvelu on onnistunut vastaamaan asetettuihin laatutavoitteisiin.
"Malli on meillä jo käytössä noin 50 kohteessa pääkaupunkiseudulla, ja asukkaiden palaute on ollut hyvää. Myös ilmoitukset ja reklamaatiot pikkuvioista ovat pudonneet dramaattisesti. Työntekijöillä on hyvä henki ja motivaatio, ja se myös näkyy. Kiinteistöt ovat nyt silminnähden siistimpiä ja paremmin hoidetun oloisia kuin ennen."
Myös motivoitunut kumppani, joka aktiivisesti ja oma-aloitteisesti kehittää toimintaa yhteistyössä Hoasin kanssa, saa kehuja.
"L&T:lla ollaan selvästi ylimmästä johdosta alkaen homman takana, ja se näkyy läpi koko organisaation. Yksi makea juttu on se, että tiimi on pitänyt kohteissamme talkoita, joissa on muun muassa porukalla kunnostettu pihaistutuksia. Se, että nyt on aikaa pitää talkoita, kun ennen olivat määritellytkin työt usein tekemättä, kertoo kyllä jotain uuden toimintatavan tehokkuudesta ja toimivuudesta."
